25 Ocak 2011 Salı

Niye toplandık?

Yıllar önce yazdığım kitabımın bu bölümünü okurken yeniden o günlerde beni en çok boğan şeyin toplantılar olduğunu hatırladım. Kimbilir belki benim çalıştığım firmalardan ya da insanlardan kaynaklanıyordu. Ama okuyun siz karar verin, belki siz de aynı hisleri paylaşıyorsunuzdur.

BÖLÜM 10-----TOPLANTI KÜLTÜRÜ
Efendim, hepiniz toplantı kültüründen haberdarsınız değil mi? Tabi tabi. Ofisinde toplantı yapılmayan yoktur herhalde. İster çok kurumsal bir şirkette ister kıytırık bir patron şirketinde çalışın mutlaka toplantı işkencesine maruz kalıyorsunuzdur. Öyleyse bakalım elimizde toplantı yapmak ve toplantı kültürü ile ilgili ne gibi bilgiler var.
Toplantı niye yapılır?
Şimdi öncelikle benim anlamadığım şey toplantı yapmayı kim bu hale getirdi. Toplantı niye yapılır? Birbirleri ile gün içinde iletişim kuramayacak kadar meşgul olan kişiler belirli ve konuşulması, bir karara varılması gerken konular üzerinde konuşabilsinler diye, değil mi? Maksat işinize gerekli konularda konuşmanızdır, ideal toplantı kısa olur, gündem dışına çıkılmaz, sadece gerekli kişiler katılır falan. Oysaki benim çalıştığım ve tanıdıklarımın çalıştığı pek çok şirkette toplantılar pek böyle yapılmıyor. Bir kere toplantı yapmış olmak için toplantı yapan insanlar var. Mesela çalıştığım son firmada patron ve genel müdüre danışmanlık yapan bir şirket, yaklaşık yirmi kadar ana başlık altında düzenli toplantılar yapmasını salık vermişti. Bunu kabul eden pek sevgili yöneticiler de uygulamaya koymuşlardı. Tüm departman yöneticileri haftada en az dört gün boyunca çeşitli toplantılara katılıyorlardı. Üstelik departman yöneticileri ile birlikte her departmanda çalışan personel de kendisi ile ilgili olduğuna kanaat getirilen en az iki üç toplantıya katılıyordu. Şimdi diyeceksiniz ki ne var bunda ne güzel bilgi paylaşımı yapılıyormuş. Hayır efendim, öyle olmuyordu. Bir kere şirketle veya personelle ilgili, hayati kararlar daima kapalı kapılar arasında bir kaç kişi arasında görüşülmeye devam ediyordu. Mesela eleman alımına karar verilmiş, eleman çıkartmaya karar verilmiş, performans değerlendirme sistemi değiştirilecekmiş, primler kalkmış, maaşlar geç ödenecekmiş, şirkete yeni araba alınacakmış, vb bilgi sahibi olmak isteyeceğiniz hiçbir konu hakkında toplantılarda konuşulmaz. Toplantılarda genellikle eften püften konular konuşulur, birşey karara bağlanamaz, karar alınsa da uygulanmazdı. Yani çoğu zaman haybeye toplantı yapılırdı.
Diyelim ki sizin toplantılarınızda önemli şeyler konuşuluyor, karar alınıyor, kararlar uygulanıyor. Toplantı yapılmasından yanasınız. Peki zaman kaybına ne diyeceksiniz. Tüm gününü iş yapamadan toplantılarda geçireniniz yok mu? Vakti toplantılarda geçmiş olmasına rağmen sanki o gün full time çalışmış gibi işlerini yetiştirmesi bekleneniniz? Orta kademe yönetici olarak çalışan bir arkadaşım bir gün genel müdüre gerekli gereksiz bir sürü toplantıya katılıyorum, işlerimi yetiştiremiyorum diye yakınmıştı, amaç genel müdürden “ o zaman bazılarına katılma” demesini duymak ve onayını almaktı. Ne duydu dersiniz? “O zaman cumartesi gel işlerini tamamla”. Buyrun buradan yakın.

Sonra toplantı dediğin bir gündem üzerine yapılır değil mi? Toplantı yapılsın diye gündem yaratan yönetici gördünüz mü? Ben gördüm. Sırf takvime işlenmiş haftada bir toplantı yapılması öngörülmüş diye çok toplantı yaptığımız olmuştur. Peki ya sizin. Hadi bir haybeye yaptığınız toplantıların sayısını düşünün.

Toplantıda ne yapılır?
Peki toplantıları o ya da bu sebepten gerekli veya gereksiz yapıyorsunuz diyelim. Peki toplantıda ne yapıyorsunuz? İş hayatımdaki ilk yıllarda toplantılarda pür dikkat konuşulanı dinlemeye, not almaya, söz alıp fikrimi söylemeye gayret ederdim. Sonraki yıllarda not kağıtlarına çiçek böcek resmi çizen, anlamsız karalamalar yapan topluluğa katıldım. Toplantılar uzadıkça ve gündemden uzaklaşıldıkça gözü açık uyuma konusunda da hayli yol katettim. Siz toplantıda ne konuşursanız konuşun sonuç pek farklı olmuyordu. Mesela departman yöneticiniz bir konu üzerinde görüşmek ve görev dağılımı yapmak için tüm ekibi ile toplantı yapar. Sizin fikirlerinizi almasını, görevleri size de danışarak dağıtmasını beklersiniz değil mi? Nafile.. Genelde sonuç ne olur? Yöneticiniz toplantı yapmaz, aslında size briefing verir, görevleri istediği gibi dağıtır, itirazlara aldırmaz, fikirlerinizi dinlese bile umursamaz, sonunda da herkesin kendisine katıldığına ve hak verdiğine kendini inandırmış şekilde odadan ayrılır. Peki madem böyle yapacaktın ne diye toplantı yapıyorsun, değil mi? Yaz bir e-mail, konuyu, ne istediğini, ne düşündüğünü anlat, kimin ne yapmasını istediğini söyle, gönder hepimize. Niye bize işkence ediyorsun. Hesapta “bakın birlikte konuştuk, karar aldık, görev paylaştık” diyecek. Siz de biliyorsunuz ekip çalışmasının ruhudur, toplantı yapmak!

Arada bir daha kalabalık toplantılar yapılır, en azından benim iş yeimde yapılırdı. Bunlara katılım çok olacağından mesai saatlerinin dışına konulur. Mesela cumartesi toplantı yapmak için ofise giderseniz veya akşam dokuzlara kadar ofiste toplantı yaparsınız. Düşünün bu gibi toplantılarda neler konuşulduğunu. Gerçekten o saatlere kadar konuşulmaya değer konular mıyıdı? Başka zaman mesai saatlerinde konuşulabilir miydi? Bu toplantının yapılması ne kazandırdı? Düşününce özel hayatınızdan yenen saatlere içiniz cız etti mi? Az ya da çok bana katılanlar var mı aranızda?
Neyse ben kendi adıma, bu gibi sebepler yüzünden bir süre sonra toplantı katılımlarına isyan etmeyi bıraktım, üzerime bir rehavet çöktü. Toplantı mı var? Alıyorum defterimi elime sessizce gidip bir köşeye oturuyorum, söylenenleri itirazsız dinliyorum, ne görev verilirse yazıyorum, kafa sallıyorum. Geri kalan kısımda da yaratıcı çiçek böcek resimlerimi çiziyorum. İsyan insanı yıpratır, sonunda benim gibi kabullenir oturursunuz, işte, toplantılar adamı böyle eğitir, böylelikle toplantı kültürüne aşina hatta uzman olursunuz.

Hiç yorum yok: